Забалансовые счета бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях: понятие и область применения

Забалансовые счета в бюджетных учреждениях 2018года могут быть классифицированы по нескольким категориям исходя из их назначения.

Большинство из забалансовых счетов применяются учреждениями в бюджетной системе аналогично тому, как это происходит в частных организациях. То есть забалансовый счет используется, чтобы поставить на учет в организации некий объект, который нельзя однозначно отнести к активам или пассивам «внутри баланса». Например, это может быть обусловлено тем, что данный объект:

• не является собственностью (или встречным обязательством перед контрагентом при возникновении права собственности) организации либо не находится в оперативном управлении учреждением;
• не используется регулярно в хозяйственной деятельности (как вариант, передан в пользование другому лицу и большую часть времени задействуется именно им);
• поступил в пользование организации временно;
• имеет очень малую стоимость в сравнении с типовой стоимостью одноименных объектов учета, которые обычно ставятся на баланс в качестве активов или пассивов.

Примеры счетов для бухгалтерского учета таких объектов в бюджетном учреждении:

• 02, на котором учитываются материальные ценности на хранении;
• 24, на котором учитывается имущество, переданное в доверительное управление;
• 07, на котором учитываются награды, кубки, в том числе переходящие.

Есть забалансовые счета, которые выполняют вспомогательную функцию относительно балансовых счетов учреждения. К таким вспомогательным счетам относятся 17 и 18, которые открываются к активным счетам 020100000 («Денежные средства»), 021003000 («Расчеты с финансовым органом)», 030406000 («Расчеты с прочими кредиторами»).

Полный перечень критериев постановки тех или иных объектов на забалансовые счета бюджетного учреждения определен в п. 332 Инструкции по приказу Минфина России от 01.12.2010 № 157н. В 2018 году действует более 40 различных забалансовых счетов, введенных данным приказом. Учреждение вправе добавлять к ним свои счета и субсчета.

Положения приказа № 157н в части установления перечня и порядка применения забалансовых счетов могут применяться всеми учреждениями бюджетной системы — бюджетными, казенными, автономными. С учетом положений специальных инструкций по бюджетному учету в каждом типе учреждений различия в применении забалансовых счетов могут быть существенными.

Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах в бюджетном учреждении

Тем не менее попробуем выделить ряд наиболее общих для всех типов учреждений правил применения забалансовых счетов. К числу ключевых можно отнести следующие тезисы:

1. По аналогии с применением забалансовых счетов частными организациями ведение учета на забалансовых счетах в бюджетных учреждениях предполагает применение простых проводок — без корреспонденций, только по дебету или по кредиту.

Например:

Не знаете свои права?

• Дт 01 — в организацию пришло арендованное имущество;
• Кт 01 — из организации убыло арендованное имущество.

Особым способом применяются забалансовые счета, используемые в качестве дополнительных к активным. Например, операция по прибытию денежных средств в учреждение отражается проводкой Дт 17 и указанием суммы. Операция по выбытию показывается той же самой проводкой, но сумма в ней отражается со знаком «минус».

Отметим, что счет 17 может быть только дебетовым, а счет 18 — только кредитовым.

1. Дополнительные счета и субсчета к забалансовым счетам должны быть утверждены во внутренней учетной политике организации.

К числу иных важных положений учетной политики можно отнести те, в которых отражается порядок оценки забалансовых объектов. Например, БСО, учитываемые на счете 03, могут оцениваться:

• по закупочной стоимости;
• по условной стоимости в 1 рубль.

Выбранный способ закрепляется в учетной политике.

Однако в случае с неоплаченными путевками, учитываемыми на счете 08, ситуация иная. Если в первичке, на основании которой приняты эти путевки, указана их номинальная цена, именно по ней документы ставятся на забалансовый счет. Если нет — по условной оценке в 1 рубль.

1. По многим объектам приказ № 157н предписывает вести учет с применением карточек количественно-суммового учета (например, на счетах 01, 07, 09).

Унифицированной формы такой карты не введено, но за основу может быть принята форма, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Данным приказом также введена многографная карточка, которую рекомендуется применять для документирования операций по счетам 10, 17, 18, 30.

В бюджетном учете предусмотрено два типа забалансовых счетов — те, на которых учитываются не относящиеся к активам или пассивам объекты (как в случае с учетом на коммерческих предприятиях), и те, которые открываются к балансовым счетам в качестве вспомогательных. Перечень забалансовых счетов закреплен в Инструкции по приказу № 157н. Учреждение вправе дополнить их своими счетами в соответствии с учетной политикой.

Практически у любого бюджетного учреждения имеются активы, имущество или ценности, которыми заведение пользуется или которые хранит. При этом они не принадлежат ему и не закреплены в его оперативном управлении. Чтобы проводить операции с такими ценностями, необходимо открыть специальные счета, которые называются забалансовыми. Кроме того, такие счета нужны, чтобы отслеживать бланки строгой отчетности, обязательства по которым еще не исполнены.

Какие забалансовые счета существуют в бюджетных организациях

Настольными книгами любого бухгалтера в бюджетном учреждении являются план счетов бухучета и инструкция по его применению №174н. Документы утвердил Минфин приказом от 16 декабря 2010 года. Именно в этой инструкции закреплен перечень забалансовых счетов, предусмотренных в бюджетных организациях. Список состоит из 31 пункта: 27 основных (с 1 по 27) и четыре дополнительных (30, 31, 40 и 42). Этим бухучет в бюджетных организациях отличается от учета в коммерческих компаниях, для которых предусмотрено всего 11 забалансовых счетов.

Итак, каковы забалансовые счета у бюджетников?

Счет 01. Имущество, полученное в пользование

На нем учитываются недвижимость и другое имущество, которое получено в безвозмездное пользование. Здесь же отражаются транспортные средства в возмездном пользовании (кроме аренды), находящиеся на балансе лизингополучателя. Факт передачи имущества от собственника пользователю закрепляется в акте приема-передачи. В нем же прописывается стоимость объекта, по которой он будет проходить по забалансовому счету 01.

Интересный факт! На забалансовых счетах 01 учитываются экспонаты и коллекции музейного фонда РФ, которые хранятся в государственных и муниципальных музеях.

Счет 02. Матценности, принятые на хранение

На этом счету учитывается целый ряд активов:

• предметы, отправленные на переработку;
• бесхозные вещи;
• списанная в утиль техника;
• имущество, изъятое в качестве компенсации вреда;
• товары, задержанные на таможне;

Имущество принимается на хранение с составлением первичного документа, в котором передающая сторона указывает его стоимость. Если ценности принимаются в одностороннем порядке, указывается условная цена в один рубль.

Счет 03. Бланки строгой отчетности

К таким бланкам относятся:

• т и вкладыши в них;
• шаблоны аттестатов и дипломов;
• свидетельства и сертификаты;
• больничные листы;
• незаполненные квитанции;

Прием, хранение, выбытие, списание этих бланков учитывается на забалансовом счете 03.

Счет 04. Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов

Задолженности учитываются на забалансовом счете после того как специальная комиссия принимает решение об их списании с основного балансового учета. Задолженность будет учитываться, пока имущественное положение должника не изменится и он не погасит долг, либо пока задолженность не будет исполнена или прекращена иным образом, не противоречащим закону.

Счет 05. Матценности, оплаченные по централизованному снабжению

Таким счетом могут пользоваться учреждения-грузополучатели, которые отгружают матценности, а затем передают их заказчикам. На забалансовом счете грузы отражаются по закупочной цене, а затем списываются по ней же.

Счет 06. Задолженность студентов и учащихся за невозвращенные матценности

Объем долга учитывается как сумма расходов на восстановление старого или покупку нового имущества. Цифры отражаются в карточках по каждому студенту, видам поступлений и ценностей.

Счет 07. Награды, ценные подарки, сувениры

Награды, призы, кубки и знамена ставятся на учет по условной цене в один рубль. Ценные подарки, сувениры и другие предметы, купленные для вознаграждения, отражаются по той стоимости, по которой их покупали.

Счет 08. Неоплаченные путевки

Неоплаченные путевки принимаются на забалансовый счет после истечения срока их хранения в кассе. Они ставятся на учет либо по номиналу, указанному на путевке, либо по условной оценке в один рубль, если номинал отсутствует.

Счет 09. Запчасти к транспортным средствам

Запчасти начинают учитываться на забалансовом счете, после того как с их помощью отремонтируют транспортное средство. В этот момент они списываются с баланса и в течение всего эксплуатационного срока учитываются на забалансовом счете 09.

Счет 10. Обеспечение исполнения обязательств

На этом счете учитывается имущество, полученное учреждением в рамках обеспечительных мер:

• залог;
• поручительство;
• банковская гарантия;

Стоимость такого имущества записывается как сумма тех обязательств, которые оно обеспечивает. По этой же стоимости оно выбывает с забалансового учета.

Счет 11. Государственные и муниципальные гарантии

На этом счете отражаются все виды и суммы гарантий, данных и полученных по тем или иным гражданско-правовым обязательствам. Записи о прибытии и выбытии производятся по тем суммам обязательств, на которые получены гарантии.

Счет 12. Специальное оборудование для выполнения научных исследований по договорам с заказчиками

Этот счет необходим учреждениям, которые выполняют научно-исследовательскую работу по специальным заказам. На забалансовом счете 12 учитывается оборудование, необходимое для такой работы. Оно прибывает и убывает по стоимости, указанной заказчиком в соответствующем договоре.

Счет 13. Экспериментальные устройства

На этом счете также учитывается оборудование, которое необходимо для научно-исследовательской работы, но при этом относится к категории экспериментального.

Счет 14. Расчетные документы, ожидающие исполнения

На этом счете учитываются все суммы, на которые выданы расчетные документы.

Счет 15. Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия денег на балансе бюджетной организации

На этом счете учитываются все суммы задолженностей, которые бюджетное учреждение не смогло погасить вовремя. Долги выбывают с баланса по истечении срока их погашения, но сохраняются на забалансовом учете.

Счет 16. Переплаты по пенсиям и пособиям из-за неверного применения законов и счетных ошибок

Суммы переплаты ставятся на забалансовый учет на основании ревизий или проверок и числятся там до момента их полного погашения или списания.

Счет 17. Поступления денег

Забалансовый счет 17 открывается как приложение к трем расчетным балансовым счетам. Он необходим для аналитического учета поступления денег, возврата излишне полученных доходов, возврата дебиторской задолженности прошлых лет.

Счет 18. Выбытия денег

Счет открывается в дополнение к тем же расчетным балансовым счетам, что и предыдущий. Он необходим для анализа выбытия денег, возвратов излишних расходов и т.д.

Счет 19. Неизвестные поступления в бюджеты прошлых лет

На счете учитываются даты неизвестных зачислений и уточнения их объемов.

Счет 20. Задолженность, не востребованная кредиторами

На этом счете учитывают суммы долгов, не подтвержденные кредиторами по результатам их ревизий. Они остаются на учете в течение срока исковой давности, а затем списываются в счет доходов бюджетной организации.

Счет 21. Основные активы (до трех тысяч рублей), находящиеся в эксплуатации

На этом счете учитываются основные средства предприятия стоимостью до трех тысяч рублей включительно, которые находятся в активном использовании. Исключение – недвижимость и объекты библиотечного фонда. Средства ставятся на учет по условной стоимости в один рубль.

Счет 22. Матценности, полученные по централизованному снабжению

На этом счете такое имущество учитывается до тех пор, пока поставщик не представит все необходимые документы на снабжение.

Счет 23. Периодика для использования руководством и сотрудниками

Здесь учитываются газеты, журналы и прочая периодика, которую бюджетное учреждение покупает для своих нужд. Учет ведется по условной стоимости в один рубль.

Счет 24. Предметы, отданные в доверительное управление

Счет необходим для контроля над активами, в том числе недвижимыми, передаваемыми в доверительное управление.

Счет 25. Предметы, отданные в аренду

Этот счет нужен для анализа активов, передаваемых в аренду. Он помогает обеспечивать их сохранность и правильное использование. На нем учитываются местоположение имущества, его виды, количество, стоимость.

Счет 26. Предметы, отданные в безвозмездное использование

Здесь учитывается любое имущество, которое бюджетное учреждение отдало кому-то в безвозмездное пользование. Запись производится на основании первичного акта, в котором установлена стоимость передаваемого имущества.

Счет 27. Матценности, выданные трудящимся для личного использования

На этом счете учитываются спецодежда, обмундирование и прочее имущество, которое выдается сотрудникам для исполнения их служебных обязанностей.

Еще четыре счета 30, 31, 40 и 42 считаются дополнительными. На них учитываются:

• денежные транзакции, выполненные через третьих лиц;
• акции, имеющие номинальную стоимость;
• активы, находящиеся в ведении управляющих компаний;
• бюджетные инвестиции, находящиеся в реализации.

Также бюджетные учреждения имеют право заводить и другие забалансовые счета, если им необходимо собрать дополнительную информацию или усилить контроль над имуществом и транзакциями.

Зачем нужны забалансовые счета 17 и 18 и к каким счетам их открывать? Как вести аналитику на забалансовых счетах в разрезе кодов бюджетной классификации? Узнайте, как зафиксировать данные в справке к балансу.

Почему важны забалансовые счета 17 и 18 и что на них отражать

На счетах 17 и 18 бухгалтер должен отразить дополнительные аналитические данные по операциям с денежными средствами в разрезе кодов бюджетной классификации РФ. Эти сведения необходимы, чтобы раскрыть информацию о деятельности учреждения в отчетности.

• Важная статья:

Забалансовый счет 17 применяют для учета денег, которые поступили или возвращены:

• на банковские счета учреждения, в том числе на банковские счета ПБС, предназначенные для зачисления денег главным распорядителем или распорядителем;
• в кассу учреждения;
• на лицевой счет учреждения, открытый ему казначейством или финансовым органом.

Выбытие средств фиксируют на счете 17 со знаком «минус».

Не учитывают на счете 17 суммы возврата расходов текущего финансового года и остатков неиспользованных субсидий и грантов прошлых лет в бюджет.

Напомним, что с конца 2016 года на счете 17 показывают суммы возвратов расходов прошлых лет, не связанные с дебиторской задолженностью. Например, если декларацию по налогу на имущество за прошлые годы уточнили и налоговики вернули учреждению излишне уплаченный налог.

Забалансовый счет 18 предназначен для учета денег, которые выбыли или восстановлены:

• с банковских счетов учреждения;
• с лицевого счета учреждения, открытого ему органом федерального казначейства или финансовым органом;
• из кассы учреждения.

Возврат выплат источников финансирования дефицита бюджета (кроме денег) на счете 18 отражают со знаком «минус».

Какие КБК применить

В Инструкции № 162н нет указаний, как применять коды бюджетной классификации при формировании данных на забалансовых счетах. Но, чтобы составить достоверную бюджетную отчетность, на счетах 17 и 18 нужно отразить:

• коды вида, подвида доходов бюджета, КОСГУ - по доходам;
• коды раздела, подраздела, целевой статьи, вида расходов и КОСГУ - по расходам;
• коды группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета и КОСГУ - по источникам финансирования дефицита бюджета.

Разберем структуру забалансовых счетов (схема).

Схема. Аналитическая структура забалансовых счетов 17 и 18

Средства, которые поступили во временное распоряжение, не считаются доходами учреждения. Поэтому, когда они поступают или выбывают, в счетах 17 и 18 доходные и расходные коды КОСГУ не указывают. Используют коды источников финансирования дефицита:

• при поступлении отразите увеличение счета 17 по статье 510 «Поступление на счета бюджетов» КОСГУ;
• при выбытии - увеличение счета 18 по статье 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ.

Таблица. Счета, к которым открывают забалансовые счета 17 и 18

* К счету 1 304 05 000 учет на счетах 17 и 18 вести не нужно. Так как на счете 304 05 учитывают не денежные средства, а состояние расчетов между финансовым органом, учреждением и контрагентами или бюджетом.

В какие формы отчетности попадают показатели забалансовых счетов

Учитывают забалансовые счета 17 и 18, когда формируют:

• справку о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к балансу (ф. 0503130);
• отчет о движении денежных средств (ф. 0503123);
• отчет об исполнении бюджета (ф. 0503127);
• отчет о бюджетных обязательствах (ф. 0503128).

Справка по форме 0503130

Обороты по счетам 17 и 18 фиксируют в справке к балансу (ф. 0503130) в разрезе кодов классификации доходов, расходов, а также источников финансирования дефицитов бюджетов - это строки 170-182.

По забалансовому счету 17 указывают в строках:

• 171 и 173 - итоговые суммы по доходам, иным поступлениям - источникам финансирования дефицита бюджета;
• 172 и 173 - итоговые суммы по расходам, в том числе по возвратам расходов прошлых лет, выплатам между учреждением и обособленными подразделениями или между обособленными подразделениями.

По забалансовому счету 18 строки 181 и 182 заполняют в разрезе итоговых сумм по расходам с учетом возвратов текущего года и выплатам по источникам финансирования дефицита бюджета. Если возвраты расходов текущего года по кассе ПБС больше, чем сами расходы, показатели по строке 181 приводят со знаком «минус».

Покажем на примере, как отразить в справке операции по забалансовым счетам 17 и 18.

Пример:

В течение года бухгалтер казенного учреждения «Альфа» делал в учете такие записи:

На основании данных забалансового учета бухгалтер подготовил справку (см. образец).

Образец. Фрагмент справки к балансу

Забалансовые счета 17 и 18 в отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127)

В разделе 1 доходы бюджета и дебиторскую задолженность прошлых лет в графе 6 формируют по данным забалансового счета 17 со знаком «плюс». А возврат излишне полученных доходов - со знаком «минус».

В разделе 2 указывают коды по расходам, детализированные по группам (подгруппам), КВР, кодам составных частей бюджетной классификации. Коды КОСГУ фиксировать не нужно. Данные берут по счету 18. При этом в графе 7 поступления от возвратов расходов текущего года отражают со знаком «минус». А расходы текущего года - со знаком «плюс».

В разделе 3 данные по счетам 17 и 18 в графах 520 и 620 отражают со знаком «плюс».

Забалансовый счет 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» предназначен для учета (таблица 184):

Поступивших денежных средств на банковские счета учреждения (в разрезе КДБ и КИФ), а также возврата указанных поступлений;

Поступивших денежных средств (возврата указанных поступлений) на лицевой счет учреждения – получателя бюджетных средств, открытый ему органом федерального казначейства (финансовым органом) по учету средств во временном распоряжении;

Поступлений (их возвратов) бюджетных средств от главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств подведомственным им учреждениям на осуществление выплат (в разрезе КРБ и КИФ);

Поступивших денежных средств в кассу учреждения;

Требующих уточнения невыясненных поступлений (операции по уточнению отражаются по счету 17 через уточнение кодов доходов или источников финансирования дефицита бюджета).

Аналитический учет по забалансовому счету 17 может производиться:

В Многографной карточке (ф. 0504054);

В Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

После внесения изменений приказом Минфина России № 89н поступление денежных средств в кассу учреждения и возврат этих средств одновременно учитываются на забалансовом счете 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения».

После внесения изменений приказом Минфина России № 89н записи по забалансовому счету 17 производятся также одновременно с отражением поступления денежных средств (возврата этих поступлений) на счет 0 201 34 000 «Касса».

Остатки по забалансовому счету 17 по соответствующим КБК по завершении текущего финансового года на следующий финансовый год не переносятся. Заключение показателей по счету отражается записью со знаком «минус».

Таблица 184

Бухгалтерские записи

по учету поступлений денежных средств на счета учреждения, в кассу учреждения

Еще по теме 18.15. Поступления денежных средств на счета учреждения (счет 17):

1. 5.2. Учет денежных средств учреждений на банковских счетах
2. 5.3. Учет денежных средств учреждения во временном распоряжении и в пути
3. 5.7. Учет денежных средств учреждения в иностранной валюте
4. 5.9. Учет денежных средств на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов
5. 5.11. Инвентаризация денежных средств и финансовых вложений
6. 13.7. Порядок составления отчета о кассовых поступлениях и выбытиях денежных средств
7. Возврат денежных средств за счет корректировки условий кредити.
8. Механизм кредитования торговых организаций в виде предоставления кредита при недостатке денежных средств на расчетном (текущем) счете заемщика (овердрафт).

На основании какого нормативного документа в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» при движении между счетами, счетами и кассой применяются КЭК 510 - по дебету и 610 - по кредиту счета 17?

Если основанием является Письмо Минфина России от 26.06.2012 № 02-06-07/2335, п. 4 и 5 Приложения, то у наших ревизоров возникает вопрос о его актуальности, так как данное письмо относится к отчетности за 2012 год? А если письмо действительно и по текущий момент, то почему не использовали его положения в 2013-2014 годах (в конфигурации "1С;Бухгалтерия государственного учреждения" реализовано не было)?

Есть ли какие-то разъяснения Минфина по этому поводу? Необходимо ли закрепить данный порядок отражения операций в учетной политике, так как в Инструкции по применению Единого плана счетов, утв. приказом Минфина России 01.12.2010 № 157н, и Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, данный порядок не закреплен?

До 2012 года все государственные и муниципальные учреждения были в статусе сегодняшних казенных - исполнение бюджета по расходам отражалось в момент списания средств с лицевого счета учреждения, исполнение бюджета по доходам отражалось в момент зачисления доходов на лицевой счет учреждения. Как и сейчас казенным учреждениям, «старым» бюджетным учреждениям нельзя было расходовать из кассы поступившую в нее выручку, прежде ее надо было сдать на лицевой счет учреждения, чтобы на нем отразилось поступление доходов, а затем на основании расчетно-платежного документа произвести расходы с лицевого счета. При этом нормативные документы по учету не требовали ведения аналитического учета наличных денежных средств по бюджетной классификации. Однако, чтобы отразить по статьям бюджетной классификации на лицевом счете учреждения поступившие в кассу учреждения доходы или суммы восстановленных расходов, необходимо было организовать аналитический учет по бюджетной классификации по всей цепочке движения денежных средств. С этой целью в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» при формировании бухгалтерских записей по счетам 2 201 11, 0 201 21, 0 201 27 формировались вторые записи по счетам 17 и 18 по КБК и КОСГУ назначения платежа, по счету 201 34 формировались вторые записи по служебному забалансовому счету НД " Поступления и выбытия наличных денежных средств"по КБК и КОСГУ назначения платежа.

С вступлением в действие Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений" появились новые типы государственных (муниципальных) учреждений – бюджетные и автономные, с расширенными полномочиями, в частности на них не распространяется запрет на расходование выручки, поступившей в кассу учреждения. Следовательно, исполнение плана ФХД по расходам и доходам стало возможным уже на этапе выбытия средств из кассы (поступления доходов в кассу). В Отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737), далее – Отчет (ф. 0503737), появилась новая графа 7 «Исполнено плановых назначений через кассу учреждения». Правила формирования Отчета (ф. 0503737) (пункты 34-45 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, далее - Инструкция № 33н) существенно отличаются от порядка составления Отчета об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127), далее – Отчет (ф. 0503127). В порядке составления Отчета (ф. 0503737) появились положения об исключении из граф 5 «Исполнено плановых назначений через лицевые счета», 6 «Исполнено плановых назначений через банковские счета» раздела 1 «Доходы учреждения» операций по зачислению на лицевые (банковские) счета учреждений наличных денег, поступивших в кассу учреждения в виде доходов (п. 42 Инструкции № 33н), раздела 2 «Расходы учреждения» - операций по получению с лицевых (банковских) счетов учреждений наличных денег для осуществления выплат по расходам учреждения (п. 43 Инструкции № 33н). Следовательно, когда с лицевого счета списываются денежные средства для получения наличных в кассу, это не считается исполнением плана ФХД по расходам. А когда на лицевой счет зачисляется наличная выручка, это не считается исполнением плана ФХД по доходам. Об этом сказано в пункте 2.3 Письма Минфина России от 26.06.2012 № 02-06-07/2335:

«2.3. Поступления доходов и исполнение обязательств (осуществление расходов, выплат) наличными денежными средствами через кассу учреждения, включая возврат наличных денежных средств, полученных подотчетными лицами, вне зависимости от способа получения средств под отчет, подлежат отражению по соответствующим строкам в графе 7 Отчета ф. 0503737».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н) и Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н) не содержат бухгалтерских записей по счетам 17 и 18.

В Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н в первоначальной редакции, далее – Инструкция № 157н, приведено только назначение счетов 17 и 18. Согласно пункту 365 Инструкции № 157н счет 17 "Поступления денежных средств на счета учреждения" предназначен для учета поступлений денежных средств (возврата указанных поступлений) на банковские счета учреждения, на лицевой счет учреждения, получателя бюджетных средств, открытый ему органом федерального казначейства (финансовым органом) по учету средств, от приносящей доход деятельности, а также на лицевые счета автономного учреждения или бюджетного учреждения, получателя государственных (муниципальных) субсидий, открытые ему органом казначейства (финансовым органом).

Согласно пункту 367 Инструкции № 157н счет 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения" предназначен для учета выплат денежных средств (восстановлений выплат) с банковских счетов учреждения, с лицевого счета учреждения, получателя бюджетных средств, открытого ему органом федерального казначейства (финансовым органом) по учету средств от приносящей доход деятельности, а также с лицевых счетов автономного учреждения или бюджетного учреждения, получателя государственных (муниципальных) субсидий, открытых ему органом казначейства (финансовым органом).

Продолжая формировать бухгалтерские записи по счетам 17 и 18 по КПС и КЭК назначения платежа для бюджетных и автономных учреждений в том же порядке, как и для казенных учреждений, решалась задача соответствия данных на счетах 17, 18 данным на лицевом счете учреждения в казначействе, как и прежде, можно было сверить данные бухгалтерского учета с Выпиской из лицевого счета учреждения, предоставляемой казначейством. Однако правильно сформировать разделы 1 и 2 Отчета (ф. 0503737) только по данным счетов 17 и 18 в этом случае не представлялось возможным. Для этого в бухгалтерских записях, формируемых документами программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», дополнительно в характеристику движения счета 201 00 по дебету (кредиту) записывался КЭК назначения платежа и уже по этим данным строился Отчет (ф. 0503737). Некоторые данные включались в Отчет (ф. 0503737) (исключались из отчета) по оборотам счета 201 00 в корреспонденции с другими счетами.

Приказом Минфина России от 29.08.2014 № 89н внесены изменения в Инструкцию № 157н в части порядка применения счетов 17 и 18. Согласно пункту 365 Инструкции № 157н в новой редакции счет 17 открывается к счетам 020100000 «Денежные средства учреждения» и предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств (возврата указанных поступлений) на банковские счета субъекта учета, на лицевой счет, открытый ему органом федерального казначейства (финансовым органом), а также в кассу субъекта учета. Согласно п.367 Инструкции № 157н в новой редакции счет 18 открывается к счетам 020100000 «Денежные средства учреждения» и предназначен для аналитического учета выплат денежных средств (восстановлений выплат) с банковских счетов субъекта учета, с лицевого счета, открытого ему органом федерального казначейства (финансовым органом), а также из кассы субъекта учета. То есть счета 17 и 18 должны отражать движение и наличных денежных средств.

В этой связи методологами 1С был пересмотрен подход к формированию бухгалтерских записей по счетам 17 и 18, открываемым ко всем аналитическим счетам счета 201 00, для бюджетных и автономных учреждений с целью формирования по их данным граф 5, 6, 7 разделов 1 и 2 Отчета (ф. 0503737).

Как следует из Инструкции № 33н в редакции приказа Минфина России от 20.03.2015 № 43н, движения средств между лицевыми (банковскими) счетами, счетами и кассой учреждения не являются ни доходами, ни расходами учреждения, следовательно, их нельзя отражать ни по «доходным», ни по «расходным» КОСГУ, чтобы они не включались в разделы 1 и 2 Отчета (ф. 0503737). Именно поэтому номера аналитических счетов счета 201 00 содержат КОСГУ 510 и 610. Логично, что такие же КОСГУ должны формироваться на счетах 17 и 18, открываемых к аналитическим счетам счета 201 00. Это предположение нашло подтверждение в Письме Минфина России от 26.06.2012 № 02-06-07/2335. В Приложении к письму от 26.06.2012 № 02-06-07/2335 приведены соответствующие бухгалтерские записи, которые и взяты за основу методики, реализованной в типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Подробно о ней рассказано в статье «Формирование записей по забалансовым счетам 17 и 18 при движении денежных средств между лицевыми (расчетными) счетами, счетами и кассой», размещенной на ИТС-бюджет в разделе методической поддержки «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» . В статье также приведены факты хозяйственной жизни бюджетного учреждения и их отражение в учете и отчете "Ф. 0503737, Отчет об исполнении плана ФХД" при автозаполнении с применением Правила "Правило 737 (2015)".

Методика, реализованная в типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в 2015 г., вызвала непонимание пользователей и возражения, поскольку данные по счетам 17 и 18 не совпадают, как прежде, с Выпиской из лицевого счета учреждения, предоставляемой казначейством. Понятно, какую реакцию вызвала бы реализация данной методики в 2012 г., ведь еще недавно отчеты ф. 0503127, ф. 0503137 следовало заверять в органах казначейства, поэтому тогда не решились на такой революционный шаг.

Следует отметить, что методика отражения операций по движению денежных средств между счетами (201 00), счетами и кассой, и счетом 210.03, реализованная в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», позволяет формировать Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) в соответствии с положениями Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н. Начиная с июньского выпуска, в разделе методической поддержки «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» ИТС-бюджет публикуется раздел «Примеры заполнения Отчета (ф. 0503737», в котором рассмотрено отражение операций, приведенных в Приложении к письму Минфина России от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, в учете и отчете "Ф. 0503737, Отчет об исполнении плана ФХД", формируемом в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Данные, сформированные в отчете "Ф. 0503737, Отчет об исполнении плана ФХД" правилом «Правило 737 (2015)», идентичны данным, приведенным в письме Минфина России от 15.04.2015 № 02-07-07/21402.

Поскольку действующие нормативные документы не регламентируют порядок формирования бухгалтерских записей по счетам 17 и 18 по отражению движения средств между лицевыми (банковскими) счетами, счетами и кассой, рекомендуем закрепить реализованную в типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» методику в Учетной политике учреждения.

Согласно пункту 4 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, «при отсутствии в настоящей Инструкции корреспонденций счетов бухгалтерского учета по хозяйственной операции, производимой бюджетным учреждением в соответствии с законодательством Российской Федерации, бюджетные учреждения имеют право по согласованию с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении бюджетного учреждения функции и полномочия учредителя), определять необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей настоящей Инструкции». Аналогичное положение содержится в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н).