Недавно в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 появилась возможность автоматического формирования резервов на отпуска. В данной статье мы рассмотрим, как в программе настраивается использование резервов и как отражается их использование в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с определения: оценочное обязательство − это обязательство организации с неопределенной величиной и (или) сроком исполнения (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010).

В соответствии со ст. ст. 114 и 115 Трудового кодекса Российской Федерации работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка продолжительностью не менее 28 календарных дней. Следовательно, за каждый отработанный месяц у работника возникает право на 2,33 дня оплачиваемого отпуска (28 дн./ 12 мес.).

Так как у работников, в соответствии с нормами трудового законодательства, ежемесячно возникает право на определенное количество дней оплаченного отпуска, в деятельности организации возникают условия, установленные в п. 5 ПБУ 8/2010:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;
• уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;
• величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

Следовательно, в учете организации должно быть отражено оценочное обязательство по выплате работникам отпускных (Письма Минфина России от 14.06.2011 № 07-02-06/107, от 19.04.2012 № 07-02-06/110). Оценочное обязательство отражается на счете учета резервов предстоящих расходов (п. 8 ПБУ 8/2010).

Прямой нормы, устанавливающей порядок определения величины оценочного обязательства, связанного с выплатой отпускных, в нормативных актах по бухгалтерскому учету не содержится. Поэтому этот порядок разрабатывается организацией самостоятельно (с учетом положений раздела III ПБУ 8/2010) и закрепляется в учетной политике организации.

Поскольку отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка работника, расчет оценочных обязательств следует производить исходя из сумм начисленных работникам выплат, учитываемых при расчете среднего заработка.

Суммы отпускных выплат облагаются страховыми взносами в ПФР, в ФСС РФ, в ФФОМС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Поэтому сумма признаваемого оценочного обязательства должна включать в себя сумму страховых взносов.

В целях налогообложения по налогу на прибыль порядок учета расходов на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков регламентируется в ст. 324.1 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) . Налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Рассмотрим пример.

Организацией «Рассвет» принято решение: начиная с 1 января 2015 года в бухгалтерском учете и в целях налогообложения по налогу на прибыль формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. В учетную политику внесены соответствующие дополнения. Предельная сумма отчислений в резерв составляет 91 140 руб., ежемесячный процент отчислений — 10%.

Работая в программе, необходимо в Настройке учета зарплаты на закладке Резервы отпусков включить флажок Формировать резерв отпусков, указать предельную сумму отчислений в год (при достижении этой суммы прекратится автоматическое отчисление в резерв), ежемесячный процент отчислений от фонда оплаты труда и месяц, с которого начнутся отчисления. Для отражения в учете необходимо указать вид резерва — создать элемент в справочнике Оценочные обязательства и резервы.

Настройка учета зарплаты представлена на Рис. 1.

Как мы видим, в настройках нет разделения на бухгалтерский учет и налоговый учет. Следовательно, резерв будет формироваться в обоих учетах по одним правилам — правилам учета по налогу на прибыль.

Начиная с января, при закрытии месяца начнет использоваться новая регламентная операция Начисление резерва отпусков — документ Начисление оценочных обязательств по отпускам.

Форма обработки Закрытие месяца показана на Рис. 2.

Оценочное обязательство признается расходом по обычным видам деятельности в дебет счетов затрат (в нашем случае относится в дебет счетов 20.01 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные расходы») в корреспонденции с кредитом счета 96 «Резервы предстоящих расходов» . Причем отчисления в части оплаты отпусков производятся по статье «Оплата труда» в корреспонденции с кредитом счета 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» , а отчисления в части страховых взносов производятся по статье «Страховые взносы» в корреспонденции с кредитом счета 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» .

Проводки документа Начисление оценочных обязательств по отпускам приведены на Рис. 3.

Для получения более подробной информации о начислении оценочного обязательства удобно воспользоваться справкой-расчетом резервов отпусков.

В справке-расчете приводится предельная величина резерва и накопленная сумма резерва, а также сведения по каждому работнику: его фонд оплаты труда, сумма страховых взносов, взносов ФСС НС и ПЗ, норматив отчислений в резерв и исчисленные в резерв суммы.

Справка-расчет Резервы отпусков представлена на Рис. 4.

Откроем непосредственно документ Начисление оценочных обязательств по отпускам. Документ создается, заполняется и проводится автоматически при закрытии месяца, но может создаваться и заполняться пользователем программы вручную. Это может потребоваться, если бухгалтера не устраивает автоматический вариант начисления резерва, предлагаемый программой, или требуется внести в документ корректировки.

Документ Начисление оценочных обязательств по отпускам представлен на Рис. 5.

Продолжим пример.

15 июля 2015 года сотрудник Петрова М.П. написала заявление на очередной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска 14 календарных дней.

Для оформления в программе отпуска работнику используется одноименный документ Отпуск, в котором указывается месяц начисления и сотрудник.

На закладке Главное указывается период отпуска. Средний заработок и сумма начисления рассчитываются автоматически (если сотруднику в программе предыдущие 12 месяцев начислялась заработная плата). Данные для расчета среднего заработка так же могут вводиться вручную.

Закладка Начисления заполняется автоматически. В нашем случае начисление разбито на две строки, так как отпуск переходящий (начинается в июле, а заканчивается в августе).

Пример заполнения документа Отпуск показан на Рис. 6.

Для проверки правильности расчета среднего заработка можно воспользоваться соответствующей печатной формой данного документа.

Расчет среднего заработка представлен на Рис. 7.

При проведении документ в бухгалтерском и налоговом учете сформирует проводку по начислению суммы отпускных выплат и сформирует записи во множество регистров накопления. При предоставлении работнику отпуска организация для выполнения обязанности по выплате ему отпускных частично списывает ранее сформированное оценочное обязательство записями по дебету счета 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Движения документа Отпуск представлены на Рис. 8.

Для начисления заработной платы, НДФЛ и страховых взносов в программе используется документ Начисление зарплаты. Документ автоматически заполняется плановыми начислениями и удержаниями.

При заполнении плановыми начислениями программа учитывает дни, которые сотрудник находился в отпуске, начисляет на всю сумму начислений (в том числе отпускные) НДФЛ (22 819,47 руб. * 13% = 2967 руб. Налоги начисляются в целых рублях) и начисляет страховые взносы (6891,47 руб.).

Пример документа Начисление зарплаты показан на Рис. 9.

Посмотрим результат проведения документа. Нас интересует начисление страховых взносов. Для примера возьмем взносы в ПФР.

Из предыдущего рисунка видно, что всего в ПФР начисляется сумма 5020,28 руб. Но эта сумма страховых взносов относится и к заработной плате — 3443,48 руб. (15 662,17 руб. * 22%), и к сумме отпускных выплат — 1576,80 руб. (7167,30 руб. * 22%). При предоставлении работнику отпуска для выполнения обязанности по начислению на сумму отпускных страховых взносов частично списывается ранее сформированное оценочное обязательство записями по дебету счета 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» и кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» . Страховые взносы в части месячной заработной платы в бухгалтерском учете и налоговом учете относятся к расходам.

Проводки документа Начисление зарплаты представлены на Рис. 10 (см. проводки с номерами 5 и 6).

Для анализа начисления и использования резерва ежегодных отпусков воспользуемся оборотно-сальдовой ведомостью по счету 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам». Из отчета видно, что за семь месяцев 2015 года в резерв было начислено 63 231, 92 руб. и использовано 9331,82 руб. Не использованная сумма резерва составляет 53 900,10 руб.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 96.01 представлена на Рис. 11.

ЖУРКО Максим
Преподаватель Отдела обучения 1С: Франчайзи Ю-Софт

Понравилось? Поделись с друзьями

Консультации по работе с программой 1С

», сентябрь 2018.

Как и каким документом в программе «1С:Зарплата и 8», ред. 3.1, реализовано формирование оценочных обязательств, какими отчетами можно отследить введенную информацию, а также как зарегистрировать остатки.

Оценочные обязательства в «1С:ЗУП 8»

Оценочное обязательство, если говорить простыми словами, это сколько нашей организации необходимо средств, чтобы выплатить сотрудникам компенсацию за неиспользованные отпуска, которые у них накопились, если нам потребуется всех уволить.

Оценочные обязательства обязаны отражать в бухучете все организации, кроме небольших предприятий, банков и госучреждений. Чтобы отразить необходимую нам информацию и сделать расчет воспользуемся документом «Начисление оценочных обязательств по отпускам ».

Документ станет доступен пользователю лишь тогда, когда в параметрах организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» будут произведены следующие настройки. Заходим в меню «Настройка », после чего проходим в пункт «Организации », далее на закладку «Учетная политика и другие настройки » и после чего в пункт «Оценочные обязательства (резервы) отпусков ».

После того, как пользователь настроит учетную политику организации, в разделе «Зарплата » появится документ «Начисление оценочных обязательств ».

Он будет рассчитывать, сколько нашей организации необходимо средств, чтобы выплатить сотрудникам компенсацию за неиспользованные отпуска на текущий месяц, а также данным документом мы будем передавать рассчитанную информацию по резервам в бухгалтерскую программу.

Формирование оценочных обязательств происходит после проведения документов «Начисление зарплаты и взносов » и «Отражение зарплаты в бухучете »

Сперва обратим внимание на поля «Организация » и «Месяц ». Поля «Организация » может и не быть – если при первоначальной настройке программы мы указали, что в программе будет вестись учет только по одной организации. В поле «Месяц » нужно указывать месяц начисления оценочных обязательств. В шапке документа также необходимо указать, какой операцией будет рассчитан документ. В нашем примере в поле «Операция » указываем пункт «Расчет текущего месяца », впоследствии по нажатию на кнопку «Заполнить » данные в соответствующих полях заполняются и рассчитаются автоматически.

На первой вкладке выводятся собранные сводные данные для учета этих данных в бухгалтерской программе по подразделениям.

На второй вкладке показан расчет этих же обязательств, только по сотрудникам. Данная информация применяется для контроля и анализа расчетов.

На третьей вкладке отображается информация, по которой происходит расчет. Информацию, которую берет программа для расчета, зависят от указанного метода выбранного в параметрах организации. При расчете используется два вспомогательных показателя: исчислено и накоплено.

Пункт «Корректировка остатков»позволяет нам вручную ввести остатки по отпускам. Использовать этот функционал необходимо, например, когда по аналитике «Подразделение » сформировался избыток в одном подразделении и недостаток в другом подразделении вследствие перевода сотрудников и резерва, который создавался по одному подразделению в бухгалтерском учете и был использован по другому подразделению.

На первой вкладке вводятся остатки в целом по подразделениям. Эти данные будут автоматически заполнены на второй вкладке и разбиты по сотрудникам с учетом остатков по отпускам.

На второй вкладке вводятся остатки по сотрудникам. При заполнении остатков по сотрудникам остатки по подразделениям рассчитаются автоматически.

Отчеты для анализа резервов отпусков

«Справка расчет «Резервы отпусков» – данный отчет выводит подробную информацию, сколько нужно организации средств, чтобы оплатить намеченные отпуска сотрудникам.

«Остатки и обороты резервов отпусков » – выводит сводную информацию о движении оценочных обязательств в виде резерва. Полезен он тем, что можно посмотреть движения по 96 счету.

«Резервы отпусков по сотрудникам » – выводит данные по движению оценочных обязательств по сотрудникам. Полезен он тем, что можно посмотреть расшифровку по 96 счету.

Данные отчеты можно открыть через раздел «Зарплата » – «Отчеты по зарплате», в правой колонке будут располагаться одноименные ссылки на отчеты.

В том случае, когда в вашей фирме работает не слишком много работников, то кадровые документы и документы можно вести в 1С Бухгалтерия. Если же учет ведется в 1С ЗУП, то принцип действий будет аналогичный, только вам не нужно будет производить предварительной настройки программы для включения этого функционала.

В рамках данной статьи мы по шагам рассмотрим начисление отпуска в 1С Бухгалтерия 8.3 по утвержденному графику отпусков организации, который является обязательным для исполнения, как работодателем, так и работником.

Кстати! Где найти график отпусков в 1С 8.3? Нигде! Для ведения графика необходимо использовать 1С ЗУП или другие программы.

Эта настройка нужна для того, чтобы вы смогли пользоваться кадровыми документами и документами начислений сотрудникам. В разделе «Администрирование»нажмите на гиперссылку «Параметры учета».

В появившейся форме перейдите в пункт «Настройки зарплаты».

Перед вами отобразится окно настроек, в котором обязательно необходимо указать, что кадровый учет и учет по зарплате будут вестись в этой программе. Далее, в разделе «Расчет зарплаты» установите флаг на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». Без этой надстройки вы попросту не сможете создать соответствующие документы.

Так же для удобства уточним, что кадровый учет в нашем случае будет полным. Это позволит вести документы о приемах, переводах и увольнениях сотрудников.

Отпуск в 1С Бухгалтерия 3.0

В разделе «Зарплата и кадры» зайдите в пункт «Все начисления».

В открывшейся форме списка документов начислений выберите пункт «Отпуск» в меню «Создать». Если такого пункта, либо самого меню у вас нет, то вернитесь к настройкам программы.

Первым делом в только что созданном документе укажите организацию, в которой работает сотрудник и самого сотрудника. Далее нужно выбрать месяц и можно перейти к заполнению вкладки «Главное».

В нашем случае Абрамов Геннадий Сергеевич взял весь отпуск полностью с 01.09.2017 по 28.09.2017, что мы указали в полях «Период отпуска». Ниже укажем, за какой период работы предоставлен отпуск и дату выплаты.

Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» рассчитались автоматически. Последние две цифры мы можем скорректировать вручную. На НДФЛ подробно останавливаться не будем. Рассмотрим изменение среднего заработка. Для этого нажмите на знак зеленого карандаша справа от соответствующего поля.

Данные для расчета среднего заработка берутся за последний год по фактически отработанному времени. Вы можете откорректировать не только начисленные суммы, но и отработанные дни. Все эти данные будут автоматически учтены сразу же и в поле «Средний заработок» отобразится новая рассчитанная сумма.

Для того, чтобы вернуться в расчетам, произведенным программой изначально, нажмите на кнопку «Перезаполнить». После положительного ответа на вопрос программы все ручные изменения будут потеряны.

На вкладке «Начисления» кратко указана информация о том, какая сумма, за какой период будет начислена. Эту сумму так же можно отредактировать вручную.

После заполнения данного документа не забудьте его провести. При необходимости в 1С 8.3 Бухгалтерия так же можно найти печатные формы (меню «Печать») с расчетом среднего заработка и приказом на отпуск по форме Т-6.

Отражение отпуска при начислении заработной платы

Создадим документ начисления зарплаты, который расположен в том же разделе, что и отпуска. В шапке укажем, что начисление мы будем производить за сентябрь 2017 года для организации «Конфетпром ООО».

После нажатия на кнопку «Заполнить» программа автоматически рассчитает начисления по всем сотрудникам указанной организации с учетом отработанного времени. Мы видим, что у сотрудника, для которого мы только что оформили отпуск, заработная плата рассчиталась всего за один день. Дело в том, что практически весь месяц он находится в отпуске и программа это учла. Остальная сумма начислений отобразилась в колонке «Отпуска».

В расчетном листке, выплата за сентябрь для данного сотрудника разделена на оплату по окладу за отработанные дни и отпускные.

Смотрите также видеоинструкцию:

В программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (начиная с версии 3.0.22) «1С:Бухгалтерия 8» (с версии 3.0.39) поддерживается возможность формирования оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете и резервов предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете. О методиках расчета, которые применяются в программах, необходимых настройках, причинах возникновения и способах отражения разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, читайте в этой статье.

Оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете

Начиная с 1 января 2011 года формировать оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете должны все организации. Такая обязанность появилась в связи с вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учёту «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утверждённого Приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н (ПБУ 8/2010). Исключение составляют организации, имеющие право применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Такие предприятия формируют оценочные обязательства по отпускам в добровольном порядке.

Цель создания любого оценочного обязательства - реальное отражение в бухгалтерской отчетности организации ее финансового состояния. Иначе говоря, участникам (акционерам) общества на отчетную дату должна быть представлена информация о том, что у организации имеются обязательства перед ее работниками по оплате предстоящих отпусков и обязательства перед внебюджетными фондами по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных.

Несмотря на то, что оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», с 1 января 2011 года в бухгалтерском учете понятие «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» уже не применяется. Связано это с отменой п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Таким образом, перед бухгалтером больше не ставится цель равномерного включения предстоящих расходов (в том числе и на предстоящую оплату отпусков) в издержки производства или обращения отчетного периода.

Обратите внимание! В ПБУ 8/2010 обязательства по оплате предстоящих отпусков, в том числе компенсаций за неиспользованные отпуска, не перечислены среди оценочных обязательств. Однако, все условия пункта 5 ПБУ 8/2010, необходимые для признания оценочного обязательства, одновременно соблюдаются:

• во-первых, у работников ежемесячно возникает право на определенное количество дней оплачиваемого отпуска согласно ТК РФ, но достоверно неизвестно, когда обязательство по выплате отпускных будет исполнено (болезнь, увольнение работника или другие причины переноса отпуска);
• во-вторых, размер обязательств может меняться (средний заработок, исходя из которого рассчитываются отпускные, определяется из расчета двенадцати месяцев, предшествующих отпуску), но его можно ежемесячно обоснованно и достоверно оценить;
• в-третьих, выплата отпускных осуществляется за счет сохранения средней зарплаты работника, уменьшая при этом экономическую выгоду организации.

Специального порядка для расчета величины оценочного обязательства в ПБУ 8/2010 не предусмотрено, однако указано, что денежная оценка такого обязательства должна отражать наиболее реальную величину расходов, необходимых для расчетов по нему (п. 15 ПБУ 8/2010). Такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений раздела III ПБУ 8/2010 и закрепляется в учетной политике организации. Кроме этого организация может воспользоваться Методическими рекомендациями МР-1-КпТ от 09.09.2011 «Оценочные обязательства по расчетам с работниками», принятыми Комитетом БМЦ по толкованиям.

Возможные проводки по оценочным обязательствам приведены в таб. 1.

Таблица 1. Операции по признанию и начислению в бухучете оценочных обязательств по отпускам

Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Порядок создания и использования резерва на оплату отпусков регламентирует статья 324.1 НК РФ. На основании пункта 1 этой статьи налогоплательщики, решившие формировать резерв на оплату отпусков, в учетной политике для целей налогообложения должны отразить:

• способ резервирования (предполагаемую сумму расходов на оплату труда с учетом страховых взносов на обязательное социальное страхование за год);
• предельную сумму отчислений в резерв (предполагаемую годовую сумму расходов на отпуск с учетом страховых взносов);
• ежемесячный процент отчислений в резерв, который определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отразить размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов.

Если резерв создан, то в состав расходов на оплату труда каждый месяц включаются не фактически начисленные отпускные, а сумма отчислений в резерв, рассчитанная на основании сметы.

Обратите внимание, что компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при увольнении, учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 8 статьи 255 НК РФ и не уменьшают сумму созданного резерва (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

В конце налогового периода организация обязана провести инвентаризацию резерва (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Для проведения инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам необходимо уточнить следующие показатели:

• количество дней неиспользованного отпуска;
• среднедневную сумму расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
• обязательные отчисления страховых взносов.

Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков, представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

При инвентаризации резерва в конце календарного года могут выявиться неиспользованные суммы резерва, которые представляют собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и расходов на предстоящую оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).

Неиспользованные суммы резерва надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода.

Если же организация в следующем году не будет создавать резерв на оплату предстоящих отпусков, то в состав внереализационных доходов текущего налогового периода надо включить всю сумму фактического остатка резерва.

Если по результатам инвентаризации окажется, что фактические расходы на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, то образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года (п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ, п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Таким образом, правила статьи 324.1 и требования ПБУ 8/2010 отличаются существенно. И даже если учетной политикой организации установлено, что в отношении предстоящих отпусков порядок определения величины оценочных обязательств аналогичен порядку расчета резервов в налоговом учете (так называемый нормативный метод), бухгалтер должен быть готов к тому, что суммы оценочных обязательств и суммы отчислений в резерв будут различаться. В этом случае у организации может возникнуть необходимость применять нормы Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Рассмотрим, как формируются оценочные обязательства и резервы по отпускам в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0.

Несмотря на то, что термин «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» в законодательстве применяется исключительно в отношении налогообложения прибыли, в программах «1С:Предприятия» он традиционно используется для целей как налогового, так и бухгалтерского учета.

Учет расходов на оплату отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 3.0, начиная с версии 3.0.22, предусмотрена возможность формировать:

• оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете, используя на выбор Нормативный метод или Метод обязательств (МСФО);
• резервы отпусков в налоговом учете Нормативным методом.

Механизм учета оценочных обязательств (резервов) отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 включается в меню Настройка - Реквизиты организации на закладке Учетная политика и другие настройки (рис. 1).

В настройках учетной политики организации по оценочным обязательствам нужно выбрать один из методов: нормативный или метод обязательств. При расчете нормативным методом указываются Ежемесячный процент отчислений от ФОТ и Предельная сумма отчислений в год , рассчитанные согласно смете, утвержденной в локальном акте организации.

Если Нормативный метод применяется и в бухгалтерском и в налоговом учете, то в программе предусмотрено, что величины, используемые в расчете (Ежемесячный процент отчислений от ФОТ, Предельная сумма отчислений в год ) совпадают для обоих учетов.

При включенном механизме учета оценочных обязательств (резервов) отпусков в разделе Зарплата становится доступен документ (рис. 2).

Создание этого документа следует за Расчетом зарплаты за месяц и Отражением зарплаты в бухучете . В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) заполняются автоматически исходя из сумм начислений, взносов и выплат за счет обязательств текущего месяца, рассчитанных в документах Расчет зарплаты и .

Новые виды операций для учета оценочных обязательств, резервов и отпусков

В документ Отражение зарплаты в бухучете для дальнейшего формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов добавлены следующие виды автоматических операций:

• ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
• ежегодный отпуск - для отражения отпускных, не покрытых сформированными ранее обязательства. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат;
• компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств - для отражения компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
• компенсация ежегодного отпуска - для отражения компенсации ежегодного отпуска, для которой сформированных ранее обязательств оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат.

Если резервы формируются и в налоговом учете, то их суммы могут отличаться от сумм, отраженных в бухгалтерском учете. В этом случае отпуск может отражаться также по видам операций:

• ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухучете обязательств и накопленных в налоговом учете резервов;
• ежегодный отпуск за счет резервов - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных резервов в налоговом учете.

В налоговом учете компенсация ежегодного отпуска за счет резерва не отражается.

Документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам»

В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) на закладке Оценочные обязательства текущего месяца заполняются итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу в разрезе подразделений и способов отражения.

В бухгалтерскую программу передаются следующие показатели:

• Сумма резерва - это оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва страховых взносов - это оценочные обязательства по страховым взносам, начисляемым на сумму отпускных в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ резерва - это оценочные обязательства по взносам, начисляемым на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва (НУ) - резерв отпусков в налоговом учете;
• Сумма резерва страховых взносов (НУ) - резерв страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных в налоговом учете;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) - резерв, начисляемых на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в налоговом учете.

На закладке отображаются эти же данные в разрезе сотрудников. Эту информацию можно использовать для контроля итоговых сумм.

Закладка содержит данные, исходя из которых в документе произведен расчет обязательств. Состав используемых при расчете данных зависит от того, какая методика выбрана. Для расчета применяются по два дополнительных показателя: исчислено и накоплено, соответствующих каждому из перечисленных выше показателей.

Расчет оценочных обязательств в бухгалтерском учете по методу обязательств (МСФО)

1. Показатель Сумма резерва за месяц (Р) рассчитывается как разность показателей и Суммы резерва (накоплено) (Н) :

Р = И - Н

Суммы резерва (исчислено) (И) - это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц.

Показатель (И) рассчитывается как произведение среднего заработка (СЗ) на количество оставшихся дней отпуска (Д):

И = Д x СЗ (сумма резерва получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца).

Сумма резерва (накоплено) (Н) рассчитывается по предыдущему месяцу и равна разнице Суммы резерва (исчислено) прошлого месяца (Ипм) и суммы фактически начисленных отпускных (От):

Н = Ипм - От

2. Обязательства по оплате страховых взносов Сумма резерва страховых взносов (Рсв) рассчитываются процентом от оценочного обязательства Суммы резерва :

Рсв = Р x Тсв,

где: Тсв - текущая ставка страховых взносов суммарно в фонды ПФР, ФСС, ФФОМС.

Текущая ставка страховых взносов (Тсв) определяется как отношение взносов сотрудника в эти фонды, начисленных в этом месяце в документе Расчет зарплаты (ФактСв), к фактическим начислениям, составляющим ФОТ оценочного обязательства (ФактФот):

Тсв = (ФактСв / ФактФот) x 100 %

3. Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (Рнс) рассчитывается аналогично процентом (Тнс) от ранее сформированного оценочного обязательства Сумма резерва :

Рнс = Р x Тнс,

где: Тнс - текущая ставка страховых взносов в ФСС НС и ПЗ

Текущая ставка страховых взносов в ФСС НС и ПЗ (Тнс) - отношение взносов в ФСС НС и ПЗ сотрудника, начисленных в этом месяце в документе Расчет зарплаты (ФактНс), к фактическим начислениям, составляющим ФОТ оценочного обязательства (ФактФот):

Тнс = (ФактНс / ФактФот) x 100 %

Нормативный метод расчета оценочных обязательств в бухгалтерском учете

При нормативном методе оценочное обязательство (резерв в налоговом учете) рассчитывается как произведение заработка (который бы вошел в расчет среднего при расчете отпуска) с учетом страховых взносов, и Ежемесячного процента отчислений от ФОТ .

Пример

В ООО «Современные Технологии» с 01 января 2015 года работают два сотрудника: Любавин П.П. и Краснова Р.З. с окладами: 25 000 руб. и 30 000 руб. соответственно. На основании заявления сотрудника Красновой Р.З. ей был предоставлен отпуск с 13 по 15 апреля.

Оценочные обязательства по отпускам формируются методом обязательств (МСФО), а резервы в налоговом учете - нормативным методом.

В апреле 2015 года документом Отпуск сотруднику Красновой Р.З. начислено отпускных (От) 3 071,67 руб. за 3 дня из расчета среднего заработка 1 023,89 руб.

В соответствии с ТК РФ за каждый отработанный месяц к остатку отпуска добавляется 2,33(3) дня (28 дней / 12 месяцев).

За период с 01.01.15 по 30.04.15 у Красновой Р.З. накоплено 9,33 дней отпуска.

В документе Отражение зарплаты в бухучете за апрель 2015 года на закладках Начисленная зарплата и взносы и сформирован вид операции Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов (рис. 3).

Сумма этой операции равна сумме начисленных отпускных.

Для облегчения восприятия в таблице 2 собраны показатели расчета оценочных обязательств сотрудника Красновой Р.З. из закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документов Начисление оценочных обязательств по отпускам за период с января по июнь.

Таблица 2. Расчет оценочных обязательств по отпускам Красновой Р.З. (январь - июнь)

В таблице 3 собраны показатели расчета резервов отпусков сотрудника Красновой Р.З. с закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документов Начисление оценочных обязательств по отпускам за период с января по июнь.

Таблица 3. Расчет резервов отпусков Красновой Р.З. (январь - июнь)

Учет оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0

Начиная с версии 3.0.39 программы «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 в план счетов бухгалтерского учета, включенный в конфигурацию, внесены изменения. К счету 96 «Резервы предстоящих расходов» добавлены субсчета для организации учета оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков расходов по вознаграждениям работников:

• счет 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» - предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам и страховым взносам, начисленным на суммы этих вознаграждений;
• счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» - предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам;
• счет 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» -предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по страховым взносам, начисленным на суммы вознаграждений работникам;
• счет 96.09 «Резервы предстоящих расходов прочие» - предназначен для обобщения информации о прочих оценочных обязательствах.

Для использования возможности автоматического формирования оценочных обязательств (резервов) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3 0) достаточно установить флаг Формировать резерв отпусков в форме настроек учета зарплаты (рис. 4).

При синхронизации данных с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) автоматически создаются документы вида:

• Отражение зарплаты в бухучете (доступны в разделе Зарплата и кадры ). После проведения документов данного вида формируются проводки по начислению зарплаты и других выплат работникам, страховых взносов, НДФЛ, а также проводки по начислению отпускных и страховых взносов с отпускных за счет оценочных обязательств в бухгалтерском учете и за счет резервов в налоговом учете;
• Начисление оценочных обязательств по отпускам (доступны из обработки Закрытие месяца ). После проведения документов данного вида формируются проводки по начислению оценочных обязательств и резервов по отпускам с учетом начисленных страховых взносов.

На рис. 5 представлен документ программы Отражение зарплаты в бухучете за апрель 2015 года. Обращаем внимание, что при синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) закладка Выплата отпусков за счет оценочных обязательств не отображается.

Поскольку начисленная сумма отпускных за апрель не превышает сформированную на этот момент сумму оценочных обязательств и сумму резервов, то разниц между данными бухгалтерского и налогового учета не возникает (рис. 6).

На рис. 7 представлен документ Начисление оценочных обязательств по отпускам за апрель 2015 года. Обращаем внимание, что при синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) закладки Оценочные обязательства (по сотрудникам) и Расчет оценочных обязательств по отпускам не отображаются.

Поскольку методика расчета оценочных обязательств и резервов отличается, то ежемесячно возникают вычитаемые (рис. 8) или налогооблагаемые временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета, на основании которых при выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль будут признаваться или погашаться отложенные налоговые активы и обязательства.

Перед формированием итоговой годовой отчетности проводится инвентаризация резерва на оплату отпусков. Основная цель подобного мероприятия – выявление сумм перерасхода или недоиспользования средств и корректировка базы для налогообложения.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков – механизм выполнения

Право налогоплательщиков на образование отпускных резервов предусмотрено стат. 324.1 НК. Порядок учета таких операций, включая ежемесячный процент и предел отчислений, необходимо закрепить в учетной политике . Согласно актуальным законодательным нормам организации не обязаны применять резервирование, а те, кто работает по «кассовому методу» воспользоваться указанной льготой не могут.

Если же предприятие создает резерв отпускных расходов, проведение инвентаризации обязательств является обязательным по п. 3 ст. 324.1 НК. Необходимость в контрольной оценке возникает из-за того, что созданные в разрезе сотрудников суммы могут быть использованы не полностью или, наоборот, перерасходованы. При этом на 31 декабря образуется превышение фактически выданных персоналу отпускных над резервной величиной или же формируется остаток резерва. По результатам корректировок в произвольной форме составляется бухгалтерская справка либо акт.

Алгоритм действий для проведения инвентаризации отпускного резерва:

• Утверждение руководителем приказа о предстоящей инвентаризации обязательств с определением срока мероприятия и состава комиссии.
• Проведение инвентаризации – данные сверяются в общем по сотрудникам. При наличии структурных подразделений проверка выполняется по каждому подразделению в отдельности. На основании кадровых и бухгалтерских сведений на конец года определению подлежат – неиспользованные дни отпусков ; размер среднедневного заработка ; величина страховых взносов; фактическая сумма резерва для оплаты дней неиспользованных на 31 декабря отпусков; результат сравнения фактической суммы резерва и созданного резерва (положительная или отрицательная разница).
• Итоговое заключение в виде акта или бухсправки.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков – образец

Предположим, торговая компания провела инвентаризацию отпускного резерва на 31.12.16 г. По результатам определено, что сумма остатка резерва составляет 115 400 руб. На конец года числится неиспользованных отпускных дней количеством 85 дн. Размер среднедневной зарплаты необходимо определить из среднемесячной зарплаты, которая равна 35 700 руб. Расчет выполняется таким образом:

• Среднедневная зарплата = 35 700 руб. / 29,3 = 1218,43 руб.
• Фактически рассчитанная сумма резерва = (1218,43 х 85) + (103567 х 30,2 %) = 134 844,23 руб.

То есть, величина резерва фактического складывается из суммирования отпускных и страховых взносов по общему тарифу в 30,2 % (с учетом травматизма в 0,2 %).

Следовательно, на конец года образуется превышение между заложенным резервом и фактическим в 19 444,23 руб. (134 844,23 – 115 400). Доначисление на следующий год производится проводкой:

• Д 44 К 96 на 19 444,23 руб.